Saiba como tornar uma reunião de trabalho de fato produtiva

Pauta bem definida é um dos principais critérios

Quando um dos sócios da Sorveteria Crema Gelato Italiano, André Rossetto, decidiu dar maior liberdade aos funcionários para resolver problemas no atendimento, sem a necessidade de intermediação gerencial, as reuniões de feedback ganharam outro formato. “Nós passamos a usar esse momento para discutir abertamente as atitudes e em cima disso gerar novas demandas e orientações para melhorar o atendimento com base nessas experiências trocadas pela equipe. É preciso estar aberto para entender o que a equipe tem a colaborar”, afirma.

Às vezes ela é vista como chata, desnecessária, sem foco ou cansativa. Porém, necessária, estratégica e centro de tomada de decisões. Ao mesmo tempo em que as reuniões são uma importante ferramenta de gestão, elas se tornam também um desafio para serem, de fato, produtivas. Isto porque a dispersão, falta de preparação e planejamento, podem comprometer a eficiência de um encontro dentro da empresa.

Por isso, o presidente da Associação de Recursos Humanos na Bahia (ABRH-BA),Cézar Almeida, recomenda que o gestor planeje uma agenda prévia, foque na resolução de um assunto por vez, pense em novos formatos e escute as pessoas. “Muitas vezes o consenso não é atingido porque as pessoas não tiveram oportunidade de dar sua opinião. Outra estratégia é identificar quais são os pontos em comum das ideias que estão sendo colocadas. Isso dá para identificar até onde a gente avançou entre os pontos resolvidos e o que falta ainda avançar. A interação é muito importante para a reunião funcionar”.

Ambiente adequado, horário determinado, teste prévio dos equipamentos e a preparação do líder que irá conduzir o encontro são outros pontos importantes. “Se você vai liderar, o primeiro ponto é saber se as pessoas convocadas foram realmente bem informadas sobre a reunião. Quem vai participar também deve entender a pauta previamente e se inteirar sobre os itens da pauta”, completa Cézar.  

Engajamento Para a coordenadora de Seleção e Recrutamento da Luandre Soluções em Recursos Humanos, Carolina Silva, a reunião eficiente é aquela que  consegue atingir a proposta que foi colocada na pauta.  “Quem convoca deve saber onde quer chegar e os envolvidos devem contribuir. O importante é que todos se sintam convidados e estimulados a expor o que pensam”.

O alerta precisa ser ligado quando a dispersão ameaça tomar conta. Para isso existem algumas boas estratégias, como reforça Carolina. “Uma delas é evitar, logo de início, se alongar demais sobre temas, da empresa ou não, que não façam parte da pauta”, diz. “Outro ponto que sempre deve se prezar é o motivo que levou aquele grupo de profissionais a se reunir – o exercício de todos os envolvidos deve ser o de se manter concentrados em atingir o resultado positivo do encontor”,complementa.

Como fazer uma reunião produtiva

1. Planejamento - Toda reunião, antes de ser convocada, precisa ter um objetivo definido. Planeje a pauta, a abordagem dos assuntos a serem tratados e estabeleça  também o tempo de duração do encontro, focando em espaço de fala mais curtos.  A reunião precisa ser funcional e objetiva para todos os envolvidos.

2. Convocação - Só chame para participar de uma reunião as pessoas a quem realmente interessa a pauta a ser discutida e que podem contribuir com o objetivo do encontro. Atenção também à mistura de cargos dos convocados, já que isso pode levar a um distanciamento do tema inicial a ser tratado. Mais uma vez, vai ser preciso planejamento e definição de objetivos do encontro.

3. Rotina  - Os encontros precisam ter hora para começar e  para acabar. As reuniões não podem atrapalhar a jornada e as tarefas rotineiras da equipe. É necessário, também, ter cuidado com os desvios do foco da pauta que deve ser discutida na reunião. Evite as fugas dos assuntos em discussão. O lí- der da reunião precisa manter a conversa dentro dos assuntos que foram planejados para serem debatidos.

4. Liderança - É essencial que a pessoa escolhida para conduzir a reunião esteja bem preparada para o encontro. Ela precisa ter informações dos assuntos pautados, além da habilidade de saber levar a conversa adiante, administrar as intervenções da equipe, conquistar engajamento e saber tirar, ao máximo, o melhor proveito do encontro.

5. Finalização -  A reunião não pode ficar estagnada em um único ponto, não chegar a uma conclusão ou deixar a sensação de que não serviu para nada. O encerramento do encontro deve amarrar tudo que foi discutido naquele espaço de tempo  e  o líder saber se o objetivo da reunião  foi realmente  alcançado.