Sete razões para criar um organograma funcional para a sua empresa

A clareza sobre os papéis existentes nas empresas exige um bom organograma funcional. Trata-se de uma representação gráfica da estrutura, destacando as relações funcionais e de hierarquias entre os diversos departamentos e cargos.

Esse mapeamento facilita o funcionamento dos processos e oferece vantagens que impactam positivamente o clima organizacional. É uma forma de coordenar a empresa, fazendo as diversas partes operarem em harmonia.

Abaixo, exploraremos seu conceito e suas principais vantagens. Continue a leitura e entenda para que serve o organograma funcional!

Organograma funcional é um diagrama que ilustra a estrutura da empresa e apresenta os diversos departamentos, suas hierarquias e as relações entre eles. Ele também destaca as funções específicas de cada área e os cargos existentes.

Nesse sentido, os organogramas podem ser diferentes de uma empresa para outra. Há organizações que adotam uma estrutura mais formal e hierarquizada, privilegiando a certeza e previsibilidade. Já outras removem relações de subordinação e tornam o sistema mais flexível, para serem mais ágeis e adaptáveis.

Segundo Chiavenato, em Gestão de Pessoas: o Novo Capital Humano das Organizações, 4ed, as décadas de 1980 e 1990 foram marcadas por uma onda de reestruturação:

“Muitas organizações deixaram de lado o organograma tradicional e passaram a inovar em termos de estrutura organizacional e organização do trabalho. E não o fizeram pela mera vaidade de ostentar uma estrutura moderna, mas pela imperiosa necessidade de se tornarem mais ágeis, flexíveis, inovadoras e rápidas no gatilho. Muitas delas comprimiram a hierarquia, cortaram níveis intermediários e inverteram as bolas, fazendo com que as pessoas que se relacionam com o cliente externo se tornassem os elementos mais importantes da organização.”

As tecnologias do futuro podem tornar os organogramas funcionais ainda mais flexíveis. Afinal, em busca de mais criatividade e inovação, as hierarquias rígidas podem não ser o cenário ideal para diversas empresas.

O organograma funcional é um norte importante para outros processos de gestão.

O desenho expõe a estrutura da empresa e facilita a compreensão dos fluxos de trabalho, rotinas e processos existentes. A partir de então, podemos avaliar se o modelo atual é o mais indicado para os objetivos, identificando ineficiências para melhorar o desempenho.

Com a tecnologia da informação, por exemplo, muitas empresas tornaram seus organogramas mais enxutos, reduzindo intermediários entre a alta gestão e os demais setores da empresa. Esse tipo de melhoria se torna possível à medida que enxergamos a estrutura dos cargos.

Um organograma orienta as pessoas sobre as suas margens para decisão e ação. As empresas podem distribuir poderes e responsabilidades, em diferentes níveis de autonomia, para as pessoas. Um organograma faz essa decisão ser pensada, e não um resultado aleatório.

Entre os exemplos, está o acesso às informações. Para preservar a segurança de dados, é essencial definir claramente quem tem permissão para acessar cada tipo de dado, em quais circunstâncias e com quais limites. Isso pode ser feito por meio de políticas de acesso bem estruturadas, como a implementação de níveis hierárquicos de permissão.

Tudo isso se refina com o prévio conhecimento do organograma funcional.

O organograma funcional também permite que as pessoas entendam como será o crescimento dentro da empresa. Ao mesmo tempo, os processos de educação corporativa são mais bem orientados. Afinal, existe conhecimento sobre os diferentes papéis, permitindo a reflexão sobre quais são as competências necessárias para exercê-los.

As empresas também enxergam a sua demanda pela capacitação de lideranças. Podemos auxiliar as pessoas desde as lideranças de equipe até as posições executivas da empresa, desenvolvendo as habilidades humanas para essas posições.

Além disso, existe a possibilidade de incentivo à liderança 360º. Esse conceito diz respeito às pessoas nos escalões médios da empresa, que, pela localização no organograma funcional, influenciam os colegas, seus supervisores e seus subordinados.

Por fim, o desenho da estrutura da empresa é uma forma de compreender as características da cultura organizacional. Por exemplo, uma empresa com uma estrutura hierárquica rígida pode refletir uma cultura mais tradicional e centralizada, em que decisões são tomadas no topo e há pouca autonomia para os colaboradores.

Já uma organização com uma estrutura horizontal ou matricial tende a ter uma cultura mais colaborativa. Existe menos busca por estabilidade e mais incentivo à participação ativa e à troca de ideias em diferentes áreas.

O organograma funcional utiliza simbologia para proporcionar uma compreensão visual da estrutura empresarial. Cada departamento é representado por caixas ou retângulos, indicando os cargos e suas interconexões.

Também são usadas linhas que os conectam e mostram as relações de supervisão e colaboração. Essas caixas e linhas, então, são distribuídas vertical e horizontalmente para apresentar cargos que estão no mesmo plano e diferenciar níveis hierárquicos.

Essa visão gráfica pode ser complementada com documentos anexos que expliquem as responsabilidades, poderes e relacionamentos entre os papéis. Assim, o organograma funcional se torna uma ferramenta mais completa para orientar a organização.

Os organogramas podem ser de diferentes tipos a depender de como os cargos e departamentos estão distribuídos na empresa.

Vertical (clássico):

O modelo clássico parte da liderança máxima da empresa (diretor, CEO etc.), com a criação de degraus. Nesse modelo, quem está abaixo na hierarquia recebe orientações, tarefas e diretrizes de quem está acima. Ademais, as posições prestam contas aos seus supervisores e recebem feedbacks para melhorar o desempenho.

A última palavra é sempre do cargo superior. Por exemplo, se existe uma divergência entre um vendedor e o gerente, prevalecerá a decisão do gerente — ainda que, em alguns casos, o vendedor seja mais experiente no assunto em debate.

Horizontal

A distribuição horizontal dos cargos e departamentos busca reduzir as relações de hierarquia. Nesse modelo, a estrutura é mais plana e promove maior colaboração e autonomia entre as equipes. As decisões são tomadas de forma mais compartilhada, valorizando a especialização de cada profissional, independentemente do cargo.

Isso facilita a comunicação e agiliza processos, reduzindo a burocracia. Por outro lado, pode apresentar riscos quando as equipes não demonstram as competências e experiências para receber um alto grau de autonomia.

Setorial

O organograma setorial é preponderantemente vertical, mas traz a divisão por áreas para lidar com a complexidade da gestão empresarial. Por exemplo, uma indústria pode ter um setor de vendas e um setor de produção, ambos respondendo à diretoria.

Entre os setores, a divisão é horizontal porque estão no mesmo plano. Contudo, dentro deles, existe uma divisão vertical dos cargos.

Matriarcal

A estrutura matricial apresenta a flexibilidade como ponto-chave. Os poderes e responsabilidades variam conforme o tipo de projeto ou tarefa a ser realizada.

Um membro do departamento de marketing, por exemplo, pode trabalhar sob a supervisão de outro profissional em um projeto específico. Ao fazer isso, esse integrante continuaria se reportando à sua liderança habitual, mas haveria flexibilidade para adaptação ao trabalho.

Circular

A opção pelo modelo circular acentua o feedback existente entre os cargos, além de reduzir hierarquias. Não só as pessoas estão lado a lado, mas simultaneamente são responsáveis por conceder e receber feedback sobre o trabalho.

É uma forma, por exemplo, que pode ser adotada em times que trabalham por projetos. A pessoa que exerce seu papel, neste caso, terá sua tarefa afetada pelos demais, ao mesmo tempo, em que afeta o trabalho dos outros. Com isso, todos podem estar no papel de supervisores e supervisionados.

Assim, a relação entre supervisor e supervisionado é uma troca constante, com mudanças de posição conforme o contexto.

O organograma funcional apresenta benefícios para a comunicação, produtividade e clima organizacional.

1. Aumento de produtividade

A clareza nas funções e responsabilidades resulta em maior eficiência. Trata-se de reduzir a duplicidade de esforços e garantir que cada pessoa da equipe saiba exatamente o que se espera dela.

2. Melhora na comunicação interna

Ao visualizar as relações hierárquicas, os colaboradores conseguem comunicar-se de forma mais eficaz. As pessoas sabem a quem se reportar e até que ponto estão seus limites de atuação, evitando mal-entendido e melhorando a fluidez da informação.

3. Trabalho em equipe

A compreensão das interconexões facilita o trabalho em equipe. Todas as pessoas entendem como suas funções se relacionam com as de outros departamentos.

4. Crescimento de carreira

Um organograma funcional permite a identificação de oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional. Além disso, as pessoas passam a enxergar não apenas as promoções, mas as oportunidades em outros departamentos e setores. Com isso, são criados incentivos para motivação e permanência de talentos.

5. Melhora na integração de novos colaboradores

Novos membros da equipe podem se adaptar mais rapidamente ao ambiente de trabalho ao compreenderem a estrutura organizacional e suas funções desde o início. Não só o papel na organização estará claro, mas a rede de apoio que pode contribuir para sua adaptação ao trabalho.

6. Transparência da organização

A transparência resultante promove a confiança entre colaboradores e lideranças, fortalecendo a cultura organizacional. Além disso, um organograma funcional define relações de prestação de contas entre pessoas, permitindo mais clareza sobre o papel e desempenho de cada membro das equipes.

7. Melhora o clima organizacional

Ao promover a comunicação eficiente, definir expectativas e oferecer oportunidades de crescimento, o organograma funcional contribui para um clima organizacional mais saudável e positivo.

A pesquisa de clima, como a oferecida pelo Great Place to Work (GPTW)Ⓡ, captura a percepção e satisfação das pessoas com a empresa. Por isso, é essencial para avaliar o impacto do organograma funcional no ambiente de trabalho.

Ela permite identificar pontos de melhoria, medir a satisfação dos colaboradores e ajustar a estrutura organizacional conforme necessário, garantindo um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.

Como resultado, o organograma funcional pode ser melhorado continuamente, adaptando-se às mudanças ocorridas no ambiente de negócios. Tudo isso afetará o desempenho organizacional, contribuindo para mais produtividade e lucratividade nas empresas.

Conheça mais sobre a pesquisa de clima organizacional e como ela pode ajudar, não apenas na criação de um organograma funcional, mas em diversos outros processos organizacionais.

O que é organograma funcional?

O organograma funcional é a representação visual, por meio de símbolos, dos cargos e departamentos, assim como de suas relações.

Os tipos de organograma funcional são:

vertical — cria cargos superiores e inferiores;

horizontal — distribui cargos no mesmo plano;

matriarcal — estabelece uma estrutura adaptável ao contexto;

circular — todos supervisionam e são supervisionados.

Por que o organograma funcional é interessante para o RH?

O organograma funcional oferece clareza sobre a estrutura de cargos e departamentos, permitindo que o RH desenhe planos de carreira e capacite as pessoas conforme as necessidades das funções.

O Great Place to Work é uma consultoria global especializada em cultura organizacional, presente em 97 países, que apoia empresas na construção de ambientes pautados na confiança, no alto desempenho e na valorização das pessoas. Conquistar a certificação GPTW é um reconhecimento que atesta a excelência na gestão de pessoas e o compromisso das organizações com o bem-estar dos seus colaboradores, além de fortalecer sua reputação no mercado.

Pelo 12º ano consecutivo, o Jornal Correio se une ao GPTW na divulgação do ranking das Melhores Empresas para Trabalhar na Bahia. O resultado, que reflete a percepção dos próprios colaboradores sobre temas como clima organizacional, credibilidade, respeito e qualidade de vida no trabalho, será publicado no dia 17 de junho. A parceria entre a consultoria e o jornal reforça o compromisso de valorizar empresas que adotam práticas mais humanas, inovadoras e alinhadas aos desafios do mercado atual.