Confira oito aplicativos que te ajudam a gerenciar seu negócio

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22.02.2021, 14:31:00
Atualizado: 22.02.2021, 14:33:38
Adotar uma rotina de planejamento com a ajuda dos apps será um grande diferencial para o negócio (Shutterstock/reprodução)

Confira oito aplicativos que te ajudam a gerenciar seu negócio

CORREIO selecionou apps que vão dar uma força na hora de organizar as tarefas

Controle de fluxo de caixa, agenda de compromissos, grupos de trabalho, organização de demandas, gestão de projetos dentro de equipes. Essas são algumas das ferramentas oferecidas por aplicativos de gestão. A despeito de muitos serem pagos e oferecerem uma série de recursos, existem os gratuitos que, quando bem usados, podem ser ferramentas importantes para você organizar seu negócio.

O Correio ouviu especialistas que dão dicas importantes para tirar o melhor proveito dessa ferramenta acessível e tecnológica, especialmente para os empreendedores que estão começando, que ainda estão se acostumando com o gerenciamento financeiro e dos processos.

Para a professora do curso de Administração e da pós-graduação em Administração Estratégica da Estácio, Alessandra Giovana, planejar, organizar e gerir processos pode parecer uma perda de tempo. “A maioria dos empreendedores só dão valor a essa gestão mais de backstage quando toma algum susto, como a perda de prazo, perda de clientes ou, pior, rombos financeiros. Adotar uma rotina de planejamento certamente será um grande diferencial para o negócio”, diz Alessandra Giovana.



A professora salienta que o uso dos aplicativos dependerá muito do grau de digitalização da empresa e o objetivo, mas, no geral, eles ajudarão a melhorar a performance das empresas ao trazerem agilidade, assertividade e integração para os negócios. “Uma pequena empresa mais bem estruturada, que já tem um software próprio de gestão e de integração, pode focar em aplicativos gratuitos para gestão de fluxos de trabalho (como o Monday ou o Trello), ou de conversas instantâneas, como o Slack”, sugere, lembrando que ainda há o Google Drive, que ajuda a criar Documentos, Planilhas, Apresentações e Formulários de maneira colaborativa, além de serem armazenados na nuvem.

Gratuitos e pagos

A diretora da Aruna Marketing Priscyla Caldas, por exemplo, se reconhece fã e dependente das ferramentas do Google. “Desde que montei minha primeira empresa, há mais de 10 anos, que utilizo de diversas ferramentas para otimizar a rotina e facilitar a comunicação com minha equipe e os nossos clientes. Uso diariamente a maioria das suas ferramentas, sendo elas pagas ou gratuitas”, completa. A especialista em marketing digital destaca o Google Drive e/ou DropBox, Google Agenda e Google Keep como excelentes ferramentas para o gestor, sendo que cada um popssui particularidades que ajudam sensivelmente nas tarefas da empresa. 

Priscyla Caldas defende que antes de adotar um aplicativo, procure se informar sobre ele e verificar se ele se adequa ao negócio em questão ( Foto: Sérgio Reis/Divulgação)

Mas ela lembra que, antes de usar qualquer ferramenta ou aplicativo, é importante analisar o quanto pode ser benéfico e a adequação ao modelo de negócios. “Converso com especialistas para aprofundar conhecimentos e depois com minha equipe, para falar sobre a novidade e colher a opinião deles. Assim, vamos ajustando juntos o que for preciso para tornar o aplicativo/ferramenta adequada ao máximo ao nosso dia-a-dia”, orienta. 

A gestora de contas Luar Queiroz, por sua vez, é adepta de Trello por considerar importante ter um controle maior da rotina e organização das demandas, os lembretes do que está pendente e ter a visibilidade do que já foi concluído. Ela usa as ferramentas do Google na empresa em que trabalha e diz que o Google Keep, por exemplo, é fundamental para armazenar dados importantes. “Já o Google Drive e DropBox, uso para armazenar documentos que sejam importantes e precisam estar sempre disponíveis, com fácil acesso, para que em qualquer situação possa localizá-los. Um outro que gosto bastante é o Google Slides, pois possibilita a criação de layouts para apresentações e proposta de possíveis clientes”, completa, salientando que, como gestora, a principal vantagem é o fato de ter a empresa na palma da minha mão, através dos apps.

Para ela, a desvantagem das plataformas e aplicativos reside na dependência ao acesso à internet. “Caso haja alguma ‘queda’ na ferramenta, ficamos sem ter acesso até sua normalização”, conta.

Usos e proveitos

A professora de Administração diz que é possível tirar melhor proveito da ferramenta se, quem adotar os apps, usar a curiosidade para explorar as possibilidades. “Tem muito tutorial no YouTube, mas nem todo mundo tem paciência. Uma coisa em comum destes apps é que são muito intuitivos: basta ter curiosidade. É importante, no começo, reservar algumas horas para desbravar os apps”, sugere.

Alessandra Giovana alerta que o uso dos aplicativos devem seguir alguns cuidados como evitar muitas sobreposições, afinal, muitos apps têm funcionalidades semelhantes. “É necessário padronizar para que todos da empresa utilizem determinados apps para a gestão de rotinas do negócio. Por exemplo, não faz muito sentido uma pequena empresa usar o Trello e o Monday ao mesmo tempo. É importante definir quais os apps atendem melhor a necessidade da empresa e adotá-los”, salienta.

A gestora Laís Gonçalves reconhece os benefícios dos aplicativos, mas alerta que é importante que qualquer usuário esteja atento à segurança. “Eu evito salvar senhas ou informações muito confidenciais, pois por serem online, qualquer descuido, outras pessoas podem ter acesso ao computador e consequentemente às informações”, finaliza, ressaltando a importância de salvar arquivos  importantes em um backup físico, assim, caso uma ferramenta dessas falhe, há como acessar. 

OITO APPS PARA GERIR


1) GOOGLE DRIVE – Ferramenta de armazenamento de arquivos do Google. Além de armazenar com segurança e facilidade, já está inserido na conta do Gmail. 

2) DROPBOX – Ferramenta de armazenamento de arquivos, com proposta parecida com o Google Drive, porém com menos funções, uma delas o compartilhamento e leitura de arquivos simultaneamente através do Google Docs.

3) GOOGLE AGENDA – Excelente para organizar as atividades e reuniões do dia, o mesmo pode ser compartilhado com outras pessoas, que em caso de uma empresa, podem simultaneamente organizar os encontros. Tem alertas, temas e perfis em uma mesma conta. 

4) GOOGLE KEEP – É um post it online, útil para anotar informações rápidas, que precise compartilhar com alguém, agilizando urgências.

5) TRELLO –Com o aumento de equipes remotas, ele consegue organizar as demandas e deixar todos cientes de suas atribuições e prazos a cumprir, melhorando assim o controle das atividades. Fora o fato de compartilhar as demandas e deixar os responsáveis cientes de tudo que está acontecendo. 

6) CANVA - É o app queridinho para realizar design como, por exemplo, posts no Instagram.

7) MONDAY – App de gerenciamento de projetos e equipes.

8)  SLACK - Ele pode ser utilizado para a comunicação interna entre a equipe, permitindo o envio de mensagens, vídeos e documentos e a realização de chamadas. Além disso, nele é possível dividir as conversas por "salas". Com isso, é possível criar diferentes chats para falar de projetos específicos ou um canal geral para todos os integrantes.

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