É meio lá e cá: o futuro do home office

A flexibilidade na rotina produtiva veio para ficar

O período de isolamento imposto pela pandemia mostrou para Alison Santana Silva que ele não precisa gastar 2h30 todos os dias no deslocamento entre a sua residência, em Lauro de Freitas, e o escritório, no bairro do Comércio. A estratégia adotada de maneira emergencial na Impacto Contabilidade – onde a esposa dele, Danúbia Macedo, também atua como gestora de RH – que é possível alcançar resultados e ter produtividade fora dos escritórios. 

“À medida em que a situação se normalizar e todos estiverem vacinados com as duas doses iremos dar aos colaboradores a possibilidade de escolherem permanecer em casa, no escritório, ou em um regime híbrido. Mas nós não voltaremos mais ao presencial”, avisa Alison. Além de aspectos relacionados ao desempenho profissional, pesa na decisão algo que planilhas são incapazes de expressar: mais qualidade de vida. 

O fato é que desde que trabalhar remotamente se tornou uma possibilidade viável, apenas 9% dos trabalhadores que podem atuar desta maneira voltariam para os escritórios, aponta uma pesquisa da consultoria PwC. O estudo mostra ainda que o trabalho híbrido é a preferência de 72% dos que podem trabalhar a partir de qualquer lugar. A adaptação à nova realidade fez com que 40% dos trabalhadores observassem melhoras em suas habilidades digitais durante a pandemia, de acordo com os dados do estudo, que ouviu 32 mil pessoas em todo o mundo.   

Luciano Sampaio, sócio líder da PwC no Nordeste, lembra que a pandemia pegou as empresas em diferentes estágios de maturidade em relação ao trabalho remoto. Algumas já tinham experiência neste tipo de operação, ou ao menos planos, enquanto outras tiveram que partir do zero. “O fato é que para todas as empresas que têm a possibilidade o home office passou a ser algo a se levar em conta”, destaca. 

Neste contexto, sugiram novos desafios para as empresas. Um dos mais importantes é a diminuição da exclusão digital. “Hoje temos muitas pessoas sem acesso a internet de qualidade, ou a outras ferramentas necessárias, e isso criou uma geração enorme de pessoas que praticamente pararam no tempo”, diz. “A requalificação digital para as pessoas é algo  relevante. Grandes empresas já avisaram que não retornam mais para o mundo físico. Indústrias decidiram manter a estrutura corporativa fora das unidades e vão deixar todo mundo em casa”, diz. 

“Eu acredito este cenário não tem volta. O que existia até fevereiro de 2020 não vai existir mais. Isso influencia uma série de outras mudanças, como o espaço de trabalho, que precisa ser remodelado”, analisa.  Citando a experiência pessoal, atuando de maneira híbrida, Luciano compara a rotina no escritório com a de trabalhar remotamente. “À distância, a gente pode organizar reuniões com pouco tempo entre uma e outra, mas presencial é preciso calcular tempo de deslocamento, que é algo que a gente fazia antes mas se tornou estranho agora”. 

Pandemia Em agosto de 2019, a Impacto concluiu uma reforma que ampliou o seu espaço físico, de 44 metros quadradros (m²) para 100 m². Com 15 anos de atuação no mercado, a empresa vinha crescendo e contratando para manter o padrão de serviço aos clientes. “Em 23 de março, tivemos que colocar todo o nosso quadro em home office e é como estamos operando até hoje”, conta Alison. 

O início da pandemia acabou provocando um aumento na demanda pelos serviços da empresa no mercado. Isso porque o escritório de contabilidade não se atém ao atendimento das questões de natureza fiscal. “Muita gente nos procurou porque queria conhecer melhor a própria empresa e este é um trabalho que a gente faz”, explica o contador. Segundo ele, isso gerou um aumento de 30% nas receitas da empresa. 

Por outro lado, as despesas da empresa chegaram a se reduzir em quase 6%, com menos consumo de energia e despesas com o deslocamento dos colaboradores, e hoje este percentual está em 2%. “O vale transporte e o auxílio refeição foram convertidos numa ajuda de custo”, conta. A migração demandou ainda investimentos em equipamentos de informática, móveis e até mesmo no reforço da conexão de alguns colaboradores, conta. 

“Eu atravessava a cidade, enfrentava quatro engarrafamentos todos os dias e perdia, entre idas e vindas, 2h30 todos os dias. Esse tempo não tem preço”, acredita.   “Uma coisa que esta mudança me trouxe, que não tem preço, é o bem estar”. Alison e Danúbia tem quatro filhos que, segundo os pais, já se adaptaram completamente à nova rotina da casa.  

Crachá em casa Quando Alison e Danúbia colocam os crachás da empresa, a casa meio que se transforma no escritório. As crianças estão cientes de que os pais estão trabalhando. Além disso, eles desenvolveram outros rituais, como o de, mesmo em casa, vestir uma roupa menos casual. Afinal, quando menos se espera, surge uma videoconferência na agenda. “A depender do perfil do cliente, até um terno a gente coloca por cima da camisa”, ri. 

Até mesmo o filho mais novo, de 3 anos, já sabe que quando o pai e a mãe estão no computador é a hora do trabalho, entretanto é possível sim dedicar um tempo para eles. “Nós temos um pacto para que quem estiver mais tranquilo pare um pouco e dê atenção, leva no parquinho, dá uma volta de bicicleta. Antes a gente parava para tomar um café com um colega, hoje eu estou com minha família, destaca Alison. 

“A gente procura ter uma rotina, acordar no horário, usar uma roupa adequada e, como mulher, buscar não se envolver na rotina da casa. O horário de trabalho não é para lavar, passar ou varrer. Isso precisa ficar claro para toda a família”, recomenda Danúbia. “Foi um desafio, mas hoje estamos adaptados”. 

Ela conta que houve uma preocupação com a estrutura física, tecnológica e emocional dos 21 colaboradores da empresa. “A gente deixava que as crianças aparecessem nas reuniões, estabelecemos encontros matinais e no final do dia, horários de trabalho, mesmo em home office e criamos a regra do crachá. Quando estiver usando é um sinal para a família de que o horário é de trabalho”, lembra. Segundo ela, a equipe é relativamente jovem, entre 22 e 35 anos. 

Segundo ela, um aspecto que facilita a gestão de pessoal é que a empresa já tinha os seus processos mapeados antes da pandemia, o que permite que todos saibam com facilidade o que precisam fazer, mesmo à distância. “O que a gente percebe é que o colaborador de home office tem um perfil muito mais de entregar resultados do que de cumprir tabela, não é aquele perfil de entrar às 8h e sair às 18h, às vezes sem entregar o mínimo necessário”, diz. 

A gestora de RH conta que a empresa teve que fazer alguns desligamentos e contratações, mas mesmo à distância tudo funcionou normalmente. “Fizemos integrações de novos colaboradores online. Tem que ter mais vontade tanto por parte da empresa, quanto por quem entra”, lembra. Para ela, um sinal de que a estratégia funcionou bem é a certificação que a Impacto recebeu como um ótimo lugar para trabalhar da GPTW. 

Ela acredita que o mais importante é que a empresa procure se mostrar próxima dos colaboradores, buscar feedbacks, fazer análises de perfil comportamental e ter abertura para compreender a realidade das pessoas além do ambiente de trabalho. “Tem gente que começou a fazer obras, ou o vizinho começou. Às vezes o carro do ovo passa, o cachorro late. Não dá para imaginar que alguém esteja em casa e não tenha barulho. É diferente do escritório”, acredita. 

O Agenda Bahia 2021 é uma realização do CORREIO, com patrocínio da Unipar, apoio da Sotero Ambiental, Tronox, Jotagê Engenharia, CF Refrigeração e AJL Locadora e apoio institucional da Prefeitura Municipal de Salvador, Sistema FIEB, Sebrae, Rede Bahia e GFM 90,1.  

As prioridades da gestão mudaram

Para 41% dos trabalhadores, mudar de trabalho é uma opção caso a alternativa ao atual ofereça condições mais flexíveis, aponta uma pesquisa do Grupo Adecco/LHH. E entre os profissionais da Geração Z, o número dos que buscariam novas alternativas no mercado sobe para 51% do total. 

As preocupações com o bem estar pessoal aumentaram 17% em todos os grupos demográficos e 28% entre os trabalhadores mais jovens, indica a pesquisa Peakon 2021. O levantamento estima que os custos com o esgotamento mental de trabalhadores de todo o mundo atingiram os US$ 323,4 bilhões durante a pandemia.

É neste contexto que empresas e pessoas buscam novos arranjos produtivos, explica Mariângela Schoenacker, diretora de operações da LHH. Benefícios como mais tempo livre, menos deslocamentos, flexibilidade, mais satisfação, acesso a talentos em qualquer lugar do mundo se mostraram atrativos enormes para a construção de novos formatos produtivos. 

Segundo Mariângela, o enfrentamento das dificuldades trazidas pela pandemia gerou um amadurecimento nas pessoas. “Houve um esforço das empresas e dos trabalhadores para a continuidade dos negócios, com grandes sacrifícios de todos. Isso tornou o ambiente corporativo mais humano”, acredita. 

“As pessoas não vão ficar todas em home, já estamos em outra fase, mas as empresas estão percebendo que para manter e atrair seus funcionários vão precisar manter essa flexibilidade”, acredita. Neste cenário, muda bastante o papel da liderança. 

Mariângela acredita que os melhores exemplos que surgiram durante a pandemia são os daqueles que investiram em gerenciar as pessoas e as emoções delas. “Existem exemplos maravilhosos de organizações que investiram na comunicação informal, que criaram shows e outras atividades, preocupadas com a saúde mental das pessoas. Sei de empresas que enviaram crachás para filhos e cachorros de seus funcionários. Outras, mandaram o bolo de aniversário”, exemplifica. “São pequenas ações que fazem uma enorme diferença”, diz. 

Gabriel Falcão, coordenador da unidade Bahia da Audens Group, conta que os novos tempos modificaram inclusive os processos de seleção dos talentos. Mudou o processo de recrutamento, que passa a ser feito à distância e, quando possível, presencialmente apenas nas últimas etapas, diz. Mas sobretudo, houve uma ampliação no campo de buscas. 

“Existe uma escassez muito grande de certos profissionais em algumas regiões. Com o modelo remoto, eu posso contratar em qualquer lugar do país ou até do mundo. Com o home, o profissional pode continuar morando onde ele se sente bem”, explica. 

Dicas para ter segurança no home office 

Redefina a estratégia  Novos modelos de negócio significam também novos riscos. Para atingir os objetivos, a PwC destaca que é preciso estabelecer uma estratégia corporativa, e isso significa modernizar a marca, automatizar processos e traçar planos para o negócio.  

Orçamento cibernético  O estudo Global Digital Trust Insights 2021 mostra que 27% dos executivos brasileiros (17% dos globais) quantificaram os riscos cibernéticos e afirmaram perceber os benefícios desse controle. Apesar disso, mais da metade dos executivos de negócios e tecnologia, no mundo, não têm confiança nos orçamentos cibernéticos, que deveriam estar alinhados aos orçamentos gerais das organizações.  

Nivele forças  Para aumentar as chances de sucesso contra invasores e mitigar ameaças, as corporações têm investido na expansão da lógica colaborativa, entre as equipes, e em tecnologia de ponta para a melhoria do conjunto de habilidades na função de segurança. Essas empresas estão abandonando velhas práticas e incorporando redes mais dinâmicas, e isso inclui a adoção da nuvem, o monitoramento em tempo real, a virtualização – com a otimização de backups, economia de energia e redução dos custos com espaço físico – além da aplicação de inteligência artificial na defesa cibernética.  

Operações essenciais   O Global Digital Trust Insights 2021 indica que 41% dos executivos brasileiros e 43% dos globais planejam aumentar a resiliência empresarial para que as funções essenciais se mantenham, dentro da organização, mesmo diante de grandes ataques.  

Prepare sua equipe   Atrair e manter talentos com habilidades em rede, nuvem, dados, ferramentas analíticas e visualização requer investimento não apenas em contratação, mas em treinamento contínuo e aperfeiçoamento.  

Sistemas  Manter sistemas operacionais com versões atualizadas e com as configurações adequadas. Para isso, é importante ter o suporte de um especialista 

Cultura  Promover a cultura da cibersegurança entre a equipe de colaboradores. Isso inclui instruir os funcionários quanto à escolha, uso e atualização de senhas, bem como a desconfiar de e-mails ou mensagens que solicitem informações institucionais e pessoais. E, é claro, a não abrir anexos ou clicar em links suspeitos 

Desconfie  É imprescindível desconfiar de promoções, brindes, descontos e ofertas similares que soem muito vantajosas. Antes de clicar em links, é importante pesquisar sobre a empresa anunciante, ou mesmo averiguar se há alguma notícia de golpe relacionada ao fato 

Aplicativos  Atenção aos aplicativos: para baixar qualquer aplicativo, opte por fazê-lo nos sites oficiais das empresas ou nas lojas de aplicativos do sistema operacional de seu smartphone 

Cuidado  Uma dica é utilizar soluções de segurança no celular, como as que detectam phishing em aplicativos de mensagens (como WhatsApp) e em redes sociais 

Registre  Em caso de ataque, registre um boletim de ocorrência, caso seja vítima de cibercrimes ou tenha recebido algum contato neste sentido. Polícias civis de vários estados contam com delegacias especializadas em crimes cibernéticos. Em muitas delas é possível fazer a queixa on-line.